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我们已经在摸索了,很希望很大家多交流:)
品管圈(Quality Control Circle, QCC)
解读QCC
一般人对QCC还不了解时,总是有种莫测高深的感觉,经常听到别人提起,很有效果,尤其对如何进行问题之解决, QCC确实是一种既科学又实用的管理工具.但是等到初步接触后,又感觉很简单,并没有什么高深学问,以致小看了它, 致使甚多的企业主管对QCC疏于重视,就是推动QCC活动,也因为高阶主管的不了解、不支持而变成了形式化,这也是众多推动QCC活动失败最常见的原因.
品管圈指的是由同一个工作场所的人(6人左右),为了要解决工作问题,突破工作绩效,自动自发的合成一个小团体(圈圈),然后分工合作, 应用品管的简易统计手法当工具,进行分析,解决工作场所的障碍问题,以达到业绩改善之目标. 通常的品管圈讨论会,大致一个月聚会两次,一次约1~2小时,可利用上班时间或下班以后.一般来说每一个改善主题,从提出至问题解决, 达到初订目标,时间以不超过6个月为宜.达到的结果及改善的过程,均以品管手法里的图表来表示. 成果卓越的品管圈经遴选后可在公司的品管圈发表会上参加竞赛. 借助品管圈的活动,除了改善工作品质,解决部门存在的问题外,更重要的借助品管圈的活动,对员工进行品管手法的教导, 使改善工作变成一种工作游戏,在改善过程显现出来后,让其惊讶及享受此种成就,如此一来更可达到鼓舞士气的目的. 因之,推行品管圈,应该可以得到下面的效果:
1.鼓舞士气,造成开朗而带有热劲的工作气氛.
2.通过品管手法的应用及经常性的研讨,可以激发员工的潜能,预防问题的发生及提高问题解决之能力.
3.强化团队意识,提升目标意识,从而可以提高团队之工作绩效.
品管圈可以说是目标管理技术、人性管理技术、重点管理技术及问题分析技术的综合体,它不但可以协助解决部门内的障碍问题,更可以达到激励士气的效果.
如何推动品管圈
推动QCC,事前相关人员应做好如下教育训练:
1.统计品管的七大手法.
2.对QCC之认识.
3.推动活动的方法.
4.参加人员注意事项.
5.圈长应具备的条件.
开始组成圈时可依下面步骤进行:
步骤1:组成品管圈,选圈长
同一部门内,以5~7人为最适合.
推选圈长,圈长是未来本圈的灵魂人物,最好是具有一定的领导力及专业能力,所以说以担任管理职最适当.虽然QCC是自主自愿参加, 圈长在QCC运行的过程中,应对圈员有导引及必要的约束能力.
一个公司在初次推行品管圈时,最好先行将公司内有可能或有条件成为QCC圈长的人员进行品管圈方法的培训.培训内容如上述5项. 等到将这些关键整个QCC成败的圈长养成熟练之后,公司再指定少数部门先成立QCC做示范,在这些少数的带头圈运行过程中,公司应予关心、支援, 使其顺利运行,造成气氛.再逐步以这几个成功的示范圈当种子,有了经验以后可以指导其他圈之成立.如此一来,在企业内,逐步膛步地就会遍地开花. 切忌操之过急,准备不周,到最后流于形式.
步骤2:命圈名
第一次圈会时,应予命圈名.给予圈名,好像给予一个人以名字,或说给予一个企业以名字一样,给它生命,珍惜它.命圈名,没有一定的规定,可以严肃的如挑战圈,也可以活泼的如乖乖圈,只要是圈员凝成一个共识.第一次圈会时,圈员之间先要营造一个共识的气氛,在善意的气氛中,可以使用脑力激荡法来选择适合本圈个性的圈名,决定好圈名后,可向外宣布并向公司登记.
步骤3:掌握部门内的问题点
第二次圈会时,圈员应各自把个人搜集的部门内的问题提出来讨论,一般来说,工作现场的问题大致是:
1.效率的问题4.成本问题
2.品质的问题5.服务问题
3.浪费的问题
在讨论问题时,圈长应提醒圈员一定要就工作本质的目的来考虑问题,避免讨论议题误入岐途.
步骤4:决定主题
经过步骤3,圈员们应定出解决问题的先后顺序,达成共识,并决定第一次挑战的主题.此时圈长应提醒圈员们考虑本圈是否有能力解决所提出的主题,有些QCC圈员们喜欢好高骛远,一开始就挑出超过解决能力的主题下手,最后遭到失败与挫折,从此失掉信心与斗志.真是第一次就打败仗.因之主题的决定应很慎重.前文已提到推行QCC,除了要借助品管手法解决问题外,更重要的要有达到鼓舞士气的效果.万一失败,圈长也要负起维系军心的责任.管理上有句名言:「失败不能光是后悔而已,因为你已经交了学费」,更何况「经验的取得来自于每一场硬仗」.
步骤5:订定目标
在大家同意进行改善的主题后,便要订定改善目标.订定目标前要先了解现状是如何,改善的空间大致有多大.订定的目标应是经过大家努力的话可以达到的,同时,应把5W2H做法带进来.
What:做什么,即主题项目及目标值(数据
Who:谁来做,即圈员应分工,各有所司.
Where:何处进行,即进行的场所及配合部门.
When:何时,即订出阶段做法及预定进度.
How To Do:如何做,即进行方法加以规划设计.
How Much:成本如何,即大约需花费多少成本.
订定目标要掌握目标管理的SMART原则.
Specific:目标要清晰明确,就是主题要明确.
Measurable:目标要可衡量的,就是要以数据作目标.
Attainable:目标经努力是可达成的,就是不要订做不到的目标.
Relevant:订定的目标是团体与个人均需要的.
Time Table:目标的达成、衡量是有时程的.
步骤6:订定达成目标的工作计划.
订定目标后,全体圈员应探讨达成目标的具体做法,并将每一个做法由圈员分工担任.同时也应对每一个做法订定时程.各圈员应对所分配的任务设定工作计划.计划的进行状况,可使用查检表定期查检.
步骤7:掌握改善主题的重点
对于改善主题,使用层别法将需要的资料加以集计,并使用柏拉图法将造成的状况和原因加以分析,找出重要的关键项目.改善的工作应从重要的项目下手.
步骤8:探讨原因
某一项结果的形成,必有其原因的存在,应设法把原因找出来.如同医生在开药方时,一定得先找出确实病因之所在,因为对症下药才会有好的效果.此时可使用鱼骨图法,全体圈员用脑力激荡术,在圈会时做动脑会议,将可能之原因一一找出,最后再决定几个主要原因.为了不让原因脱离改善諟太远,对于一些较具专业性的改善主题,不妨在圈会时,也邀请一位较具此方面专业技能的人员参加,提供支援,可以对原因的掌握及今后的对策措施提供可行性的做法.
步骤9:提出对策
前一步骤利用鱼骨图已将改善主题的主要原因找出来了,接着便是将列为消除原因的项目提出,并研讨出一份改善计划表.内容应包括:
1.改善项目(原因
2.发生的原因.
3.对策措施.
4.对策措施责任者.
5.预定完成时间.
不同的改善项目,可视情况由圈员分摊担任,也可以由二人一组共同进行同一项目的对策工作.须注意的是,提出的对策措施尽量不要花钱,而且要有具体的做法.对于做法应慎重考虑好,才不会在改善过程中随意更动从而影响整个工作计划.在工厂内,对于对策的做法,可以使用散布图、查检表或简易实验法,先进行做法与效果之调查,理出一个轮廓后,再提出一个更具体的对策.
步骤10:对策实施
提出对策实施方案后,应拟具具体的实施方法.实施前应召集相关人员进行说明及教育训练.取得相关人员之了解及正确教导的做法,是实施过程成败相当的关键.实施过程中,负责专项责任的圈员,应负起教导的责任,并控制过程中正确的做法.
步骤11:效果确认
在实施过程中,督导人员可使用“实施评鉴表”(表XXXX)进行评核.效果确认可以使用管制图、直方图或推移图为佳,尤以推移图既实用又简便.从图上(或表上)可以看出对策的结果如何,是达到预定的目标,还是不甚理想.如果不甚理想,应重新探讨,也许是原因找错,也许是对策措施不对,此时应考虑是否重新回到步骤8的探讨原因,还是回到步骤9的提出对策,重新来一遍.如此的PDCA管理循环,有耐心地去做,终究可以达到预期的效果.
步骤12:效果维持
有些品管圈做工作改善,当实施的对策奏效后,没有将做法作为新的标准修订,以致过不了多久,也许是人的更换,新的做法未能完整地持续下去,而使原先所得到的成果又付之东流,实为可惜.因之在改善对策取得成果后,应将作业标准予以修订,或建立起作业标准书.如此才能维持原先的效果,此做法即维持管理.
步骤13:总结与发表
经圈员所努力达成成果后,应将努力的过程、使用的手法及达成的结果,使用图示方法予以发表,一方面得到部门主管及公司的肯定,另一方面圈员们可以分亨此一成果.
以下提供几点品管圈发表的方法:
1.说明活动主题选定的理由.
2.改善目标及成果.圈活动的过程可以留到后面介绍,先谈得到多少成果,以及把实际成果与预期成果作比较.
3.将得到的成果,或成果不理想的理由加以说明.
4.说明圈活动的经过.说明时叙述主要步骤,不要太繁琐.
5.发表时,要尽量使用视听教材及道具,以强化注意力.
6.发表时,能带些趣味性更好.
品管圈的意义与启示
企业的主体在于人,企业竞争的成败亦取决于人.
日本汉学大师安冈正笃先生有一句名言:
心变则态度亦变,
态度变则习惯跟着变,
习惯变则人格随之变,
人格一变则人生也就变.
我国的孙子兵法亦曾说过:「有道之主,将用其民,先和而后造大事.」这也是我们现代人经常所说的激励团队的士气与团队的合作.现代企业竞争激烈,每一个阶层的员工,每天的工作既紧张又枯燥,企业主管们对激励士气、鼓舞士气莫不绞尽心思,但效果往往有限.尤其占70%以上的基层员工,除了每天周而复始地从事单调乏味的工作外,未能发挥其更大的潜能,给企业做更多的贡献,对其个人及企业来说总是莫大的损失.
在日本,目标管理巧妙地结合人性管理的激励措施,并使用简易的统计手法,激发最基层的员工对本峰工作上的要求及挑战,不仅能协助企业达成营运目标,更能带来参与人员工作上的丰富化,达到整体鼓舞士气的效果.这就是品管圈QCC.日本的科技联盟(JUST)手册中曾有一段话:「人们大部分的时间是在工作场所中度过,我们期望能在一个尊重人性、工作有意义的环境中工作,这就是品管圈希望达成的理想」. |
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